Osgoi taliadau hwyr gyda strategaeth anfonebu

I Fentrau Bach a Chanolig eu Maint (BBaChau), gall mater taliadau hwyr olygu'r gwahaniaeth rhwng goroesi neu ddiddymu. Mae'r Adran Busnes a Masnach yn amcangyfrif ei fod yn costio £11 biliwn y flwyddyn i'r economi, gan orfodi 38 o fusnesau i gau eu drysau bob dydd.

Mae'r llywodraeth yn cymryd camau i newid hyn, gyda'r Bil Taliadau Masnachol yn cael ei ddarlleniad cyntaf yn Nhŷ'r Arglwyddi ym mis Mai 2026. Mae'n cynnig cap caled o 60 diwrnod ar delerau talu rhwng busnesau, pwerau newydd i'r Comisiynydd Busnesau Bach i ddirwyo'r rhai sy'n talu'n hwyr yn gyson, a gofyniad i fyrddau busnesau mawr sydd â hanes talu gwael gyhoeddi esboniad o sut y maent yn bwriadu gwella.

Ond mae angen i gwmnïau sicrhau bod ganddynt weithdrefnau cadarn ar gyfer casglu arian sy'n ddyledus ar anfonebau, gan mai llif arian yw gwaed y busnes. Mae yna gamau y gellir eu cymryd.

I BBaChau, mae'r cyngor yn hynod gyson: gwnewch hi'n hawdd talu, gwnewch eich disgwyliadau'n glir a dilynwch bethau i fyny'n systematig.

1. Cytuno ar delerau talu cyn dechrau'r gwaith

Nodwch y telerau talu yn ysgrifenedig cyn i'r gwaith ddechrau. Dylai hyn gynnwys dyddiadau talu, dulliau talu a beth sy'n digwydd os bydd anfonebau'n hwyr. Mae telerau clir, wedi'u dogfennu, yn lleihau anghydfodau ac oedi wrth dalu.

2. Anfonebu'n brydlon

Anfonwch anfoneb cyn gynted ag y caiff nwyddau neu wasanaethau eu darparu yn hytrach nag aros tan ddiwedd y mis. Po gyflymaf y caiff yr anfoneb ei chyhoeddi, cynharaf yn y byd y bydd y cloc talu'n dechrau.

3. Gwnewch anfonebau'n gywir ac yn hawdd eu deall

Sicrhewch fod anfonebau'n cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol yn glir, gan gynnwys rhifau archeb brynu, manylion cyswllt, cyfarwyddiadau talu, dyddiadau talu a disgrifiad clir o'r gwaith a wnaed.

4. Cynnig dewisiadau talu cyfleus

Cynigiwch sawl ffordd i gwsmeriaid dalu, megis trosglwyddiad banc, taliad cerdyn, dolenni talu ar-lein neu ddebyd uniongyrchol.

5. Gwirio hygrededd credyd cwsmeriaid

Cyn derbyn cwsmer newydd, cynhaliwch wiriadau credyd a diwydrwydd dyladwy sylfaenol. Mae hyn yn cynnwys methdaliadau blaenorol neu gyfres o gwmnïau sydd wedi'u diddymu. Mae hyn yn helpu i osgoi dyledion drwg yn y dyfodol.

6. Gofyn am flaendaliadau neu daliadau fesul cam

Ar gyfer prosiectau mwy, ac yn sicr y rhai a allai roi straen ar adnoddau'r cwmni, gofynnwch am flaendal ymlaen llaw a chytunwch ar daliadau carreg filltir. Mae hyn yn lleihau'r risg ariannol.

7. Awtomeiddio nodiadau atgoffa a dilyn i fyny

Defnyddiwch feddalwedd cyfrifyddu i anfon nodiadau atgoffa awtomatig cyn ac ar ôl y dyddiadau talu. Canlyniad diffyg sylw yn hytrach nag amharodrwydd i dalu yw llawer o daliadau hwyr. Mae hyn yn golygu cael proses rheoli credyd strwythuredig:

• Nodyn atgoffa cyn y dyddiad talu.
• Nodyn atgoffa ar y dyddiad talu.
• E-bost neu alwad ddilynol ar ôl y dyddiad talu.
• Gweithdrefnau uwchgyfeirio ar gyfer y rhai sy'n gyson yn peidio â thalu.

9. Meithrin perthnasoedd cryf â chwsmeriaid

Gall cadw mewn cysylltiad rheolaidd â'ch cwsmeriaid helpu i ddatrys ymholiadau am anfonebau'n gyflym.

10. Defnyddio eich hawliau cyfreithiol pan fo angen

Rhaid i gwmnïau fod yn barod i ddefnyddio grym cyfreithiol pan fo angen. Efallai y bydd gan fusnesau hawl i godi llog statudol a hawlio costau adennill dyledion ar anfonebau hwyr, yn ddarostyngedig i'r rheolau perthnasol a'r telerau cytundebol. Gall gwneud cwsmeriaid yn ymwybodol o'r hawliau hyn yn unig annog taliad.

Crynodeb o arfer gorau

Mae llawer o BBaChau llwyddiannus yn dilyn y drefn hon:

1. Gwirio credyd cwsmeriaid newydd.
2. Cytuno ar y telerau yn ysgrifenedig.
3. Cymryd blaendal lle bo'n briodol.
4. Anfonebu ar unwaith.
5. Cynnwys dolen dalu.
6. Anfon nodiadau atgoffa awtomatig dri i bum diwrnod cyn y dyddiad talu.
7. Ffonio'r cwsmer o fewn ychydig ddyddiau i unrhyw daliad a gollwyd.
8. Uwchgyfeirio'n gyflym os yw'r taliad yn dal heb ei dalu.

Os oes angen help arnoch gyda'ch strategaeth anfonebu a chasglu, cysylltwch â ni. Rydym yma i helpu.